Ein Tag der offenen Tür lebt von kurzen Wegen und einer gut erkennbaren Struktur. Besucher sollten sofort erkennen, wo sie ankommen, Informationen erhalten, Getränke finden und bei Bedarf Platz nehmen können. Das gilt für Unternehmen, Vereine, Schulen, Werkstätten, Praxen und öffentliche Einrichtungen in Bielefeld und OWL.

Die Fläche in Funktionsbereiche aufteilen

Planen Sie den Veranstaltungsort nicht als eine einzige große Fläche, sondern als mehrere Bereiche mit unterschiedlichen Aufgaben:

• Empfang: Stehtisch, Personenleitsystem oder ein klar gekennzeichneter Infopunkt.
• Information: Präsentationstisch, Flyer, Ansprechpartner und gegebenenfalls ein Beamer.
• Aufenthalt: Stehtische für kurze Gespräche oder Sitzplätze für längere Aufenthalte.
• Getränke: Getränkekühlschrank, Getränkewanne oder eine getrennte Ausgabestation.
• Aktionen: Kinderbereich, Gewinnspiel, Vorführung oder kleine Mitmachstation.

Überdachung und Wetterreserve

Bei einer Außenveranstaltung kann ein Faltpavillon als Empfangs-, Informations- oder Getränkebereich eingesetzt werden. Für eine größere Aufenthaltsfläche mit Sitzplätzen, Buffet und längeren Programmpunkten ist ein Partyzelt meist besser geeignet. Entscheidend sind die verfügbare Stellfläche, der Untergrund, die Zufahrt und die Frage, ob Seitenwände oder Beschwerungen benötigt werden.

Besucherfluss und Orientierung verbessern

Stellen Sie Empfang und Information nicht an eine Stelle, an der sich Besucherwege kreuzen. Ein Personenleitsystem kann bei stark frequentierten Bereichen helfen, Warteschlangen zu ordnen oder einzelne Zonen voneinander zu trennen. Getränke und Snacks sollten so stehen, dass sie nicht direkt vor dem Eingang oder an engen Durchgängen ausgegeben werden.

Technik für Vorführungen und Präsentationen

Wenn Geräte, Räume oder Projekte vorgestellt werden, können Beamer, Leinwand, Präsentationstisch oder Mikrofon sinnvoll sein. Planen Sie dafür eine gute Sichtachse, Stromanschlüsse und ausreichend Abstand zum Besucherweg. Technik sollte nicht dort stehen, wo Kabel zur Stolperfalle werden oder ständig umgestellt werden müssen.

Praktische Planung in fünf Schritten

1. Gäste, Öffnungszeit und erwartete Besucherströme einschätzen.
2. Empfang, Information, Getränke, Sitzplätze und Aktionsflächen auf dem Lageplan markieren.
3. Für jeden Bereich die benötigten Mietartikel und Mengen festlegen.
4. Untergrund, Zufahrt, Strom und mögliche Wetterlagen prüfen.
5. Lieferung, Selbstabholung, Aufbau und Rückgabe frühzeitig mit BI-VERLEIH abstimmen.

Für eine konkrete Anfrage helfen Angaben zum Termin, Veranstaltungsort, Innen- oder Außenbereich, erwarteten Besucheraufkommen, gewünschten Bereichen und vorhandenen Anschlüssen. So kann die Ausstattung passend zusammengestellt werden, ohne unnötige Artikel einzuplanen.