Datenschutzerklärung

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten bei BI-VERLEIH.DE verarbeitet werden. Dazu gehören Daten aus der Website, dem Mietkorb, Bestellformular, Kundenkonto, Order-Portal, Kontaktformular, Messenger-/WhatsApp-Kommunikation, Bewertungen, Zahlungs- und Buchhaltungsprozessen sowie aus internen Verwaltungs- und Sicherheitsprotokollen.

1. Verantwortlicher

Gennady Tiwrowski
BI-VERLEIH.DE
Breipohls Hof 4
33659 Bielefeld
Deutschland

Telefon: +49 176 20268581
E-Mail: info@bi-verleih.de
Impressum: https://bi-verleih.de/impressum

2. Kategorien personenbezogener Daten

• Stammdaten: Name, Firma, Ansprechpartner, Kundennummer, Benutzerkonto, Login-Kennung
• Kontaktdaten: Anschrift, Lieferadresse, Telefonnummer, Mobilnummer, E-Mail-Adresse
• Miet- und Veranstaltungsdaten: Produkte, Sets, Mengen, Mietzeitraum, Lieferart, Aufbau, Abholung, Hinweise, Korrekturwünsche
• Bestell- und Vertragsdaten: Bestellnummer, Angebotsnummer, Auftragsbestätigung, Rechnung, Mietvertrag, Kaution, Zahlungsstatus
• Zahlungs- und Buchhaltungsdaten: Zahlungsart, Zahlungseingänge, Rechnungsdaten, Lexoffice-/Lexware-Zuordnung
• Kommunikationsdaten: E-Mails, Kontaktformular, Order-Portal-Nachrichten, Messenger-/WhatsApp-Anfragen, interne Notizen
• Nutzungs- und Sicherheitsdaten: IP-Adresse, Zeitstempel, Browserdaten, Login- und Admin-Protokolle, Fehler- und Sicherheitslogs
• Einwilligungsdaten: Cookie-/Consent-Auswahl, Datenschutz- und AGB-Bestätigungen, Newsletter-Auswahl

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere zur Bereitstellung der Website, zur Bearbeitung von Mietanfragen, zur Angebotserstellung, Auftragsbestätigung, Vertragsdurchführung, Lieferung, Abholung, Zahlungsabwicklung, Buchhaltung, Kundenkommunikation, Missbrauchsverhinderung und zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten.

Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag und Vertragsanbahnung), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtungen) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb, Nachweisbarkeit und effizienter Kundenverwaltung).

4. Website, Hosting und Server-Logfiles

Beim Aufruf der Website werden technisch notwendige Daten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene URL, Referrer, Browsertyp, Betriebssystem und technische Statusinformationen. Diese Daten dienen dem sicheren Betrieb, der Fehleranalyse und der Abwehr von Angriffen.

5. Cookies, LocalStorage und SessionStorage

Die Website nutzt technisch notwendige Speicherfunktionen, damit der Mietkorb, Warenkorbzähler, Formularabläufe, Sicherheitsfunktionen und Cookie-Einstellungen funktionieren. Im Quelltext werden unter anderem LocalStorage und SessionStorage für Mietkorb- und Sitzungsfunktionen verwendet, zum Beispiel für Warenkorbpositionen, Mengen und temporäre Bedienzustände.

Nicht notwendige Dienste wie Statistik, Marketing, Karten, Videos oder externe Social-Media-Inhalte werden nur aktiviert, wenn Sie über die Cookie-Einstellungen eingewilligt haben. Maßgeblich ist dabei auch § 25 TDDDG für das Speichern und Auslesen von Informationen auf Ihrem Endgerät. Sie können Ihre Auswahl jederzeit ändern.

6. Mietkorb, Bestellformular und Order-Portal

Wenn Sie Mietartikel auswählen oder eine Anfrage absenden, verarbeiten wir die ausgewählten Produkte, Mengen, Mietdauer, Preise, Kaution, Rabatte, Lieferart, Zahlungsart, Veranstaltungszweck, Lieferadresse und Ihre Kontaktdaten. Im Order-Portal können zusätzlich Angebotsannahmen, Korrekturwünsche, Zahlungslinks, Statusanzeigen und Besuchsprotokolle verarbeitet werden.

Nach Eingang einer Anfrage können Daten im Adminbereich korrigiert und ergänzt werden. Für die aktuelle Bearbeitung sind die im Adminbereich gespeicherten Bestelldaten maßgeblich.

7. Manuelle Admin-Bestellungen und Nachweise

Wenn eine Bestellung telefonisch, per E-Mail, WhatsApp oder persönlich aufgenommen wird, dokumentieren wir im Adminbereich die für die Bestellung erforderlichen Daten sowie die Quelle der bereitgestellten Informationen. Dazu können Nachweise über Datenschutzinformation, AGB/Mietbedingungen, Preis, Leistungsumfang, Mietzeitraum, Liefer- und Zahlungsbedingungen gehören.

8. Kundenkonto, Login und Sicherheit

Bei Nutzung eines Kundenkontos verarbeiten wir Registrierungs-, Profil-, Login- und Aktivitätsdaten. Sicherheits- und Login-Protokolle helfen uns, unbefugte Zugriffe zu erkennen, Konten zu schützen und administrative Änderungen nachvollziehbar zu dokumentieren.

9. Kontaktformular, E-Mail, Telefon, Messenger und WhatsApp

Bei Kontaktaufnahme per Formular, E-Mail, Telefon, WhatsApp oder Messenger verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Bei WhatsApp oder anderen externen Messengern gelten zusätzlich die Datenschutzbedingungen des jeweiligen Anbieters. Bitte senden Sie über Messenger keine besonders sensiblen Daten.

10. Assistant-/Chat-Widget und Lead-Anfragen

Auf der Website kann ein Assistant- bzw. Anfrage-Widget eingesetzt werden. Dabei können Name, E-Mail, Telefonnummer, Veranstaltungsdatum, Nachricht, ausgewählte Antworten, Produktempfehlungen und ein begrenzter Gesprächsverlauf verarbeitet werden, wenn Sie darüber eine Anfrage absenden. Diese Daten werden zur Beratung und Angebotsvorbereitung genutzt.

11. Bewertungen und Rezensionen

Auf der Website können Bewertungen, Sternebewertungen und Google-bezogene Rezensionen angezeigt werden. Wenn Sie eine Bewertung abgeben, können Name, Bewertungsinhalt, Datum, technische Daten und gegebenenfalls hochgeladene Inhalte verarbeitet werden. Öffentliche Rezensionen können auf der Website oder in strukturierten Daten dargestellt werden.

12. Lieferung, Route, Entfernung und Karten

Für Lieferungen, Abholungen, Entfernungsschätzung und Tourenplanung verarbeiten wir Lieferadressen und Veranstaltungsorte. Es können Google-Maps-Links erzeugt oder Kartenfunktionen eingebunden werden. Externe Karteninhalte werden nur nach Einwilligung geladen. Ein einfacher Routenlink kann im Adminbereich oder Kalendertermin gespeichert werden, ohne dass hierfür zwingend eine kostenpflichtige Routenberechnung ausgelöst wird.

13. Google Kontakte und Google Kalender im Adminbereich

Nach Bearbeitung einer Bestellung kann ein Mitarbeiter im Adminbereich Kundendaten serverseitig mit Google Kontakte und Google Kalender synchronisieren. Dabei können Name, Firma, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Adresse, Bestellnummer, Mietzeitraum, Produkte, Zahlungs-/Kautionsstatus, interne Notizen und ein Admin-Link übertragen werden. Es werden keine Kundendaten im Frontend direkt an Google Kontakte oder Google Kalender gesendet.

Kalendertermine werden intern erstellt oder aktualisiert. Kundinnen und Kunden werden nur dann als Termin-Teilnehmer eingeladen, wenn dies im Adminbereich bewusst aktiviert wurde.

14. Lexoffice, Lexware, Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen

Für Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung, Zahlungsstatus, Kundennummern und Buchhaltung können Daten an Lexoffice bzw. Lexware übertragen oder dort abgeglichen werden. Verarbeitet werden insbesondere Kontakt- und Rechnungsdaten, Bestellpositionen, Preise, Steuerbeträge, Zahlungsstatus und Dokumentnummern. Diese Verarbeitung dient der Vertragserfüllung und gesetzlichen Buchhaltungs- und Aufbewahrungspflichten.

15. Zahlungsarten und Kaution

Je nach gewählter Zahlungsart verarbeiten wir Zahlungsstatus, Zahlungszeitpunkt, offene Beträge, Kaution, Erstattung und Belegnummern. Bei Online-Zahlungen oder Kartenzahlungen können Zahlungsdienstleister eingebunden sein. Zahlungs- und Rechnungsdaten werden wegen steuer- und handelsrechtlicher Pflichten regelmäßig länger aufbewahrt.

16. Newsletter, Gutscheine und Kundenaktionen

Wenn Sie einen Newsletter abonnieren oder Gutschein-/Aktionsfunktionen nutzen, verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Daten, zum Beispiel E-Mail-Adresse, Einwilligungsstatus, Zeitpunkt, Gutschein-Code und Einlöseinformationen. Sie können eine Newsletter-Einwilligung jederzeit widerrufen.

17. Externe Dienste nach Einwilligung

Je nach Seite und Ihrer Cookie-Auswahl können folgende externe Dienste oder Inhalte eingebunden werden: Google Maps, Google Fonts, Google Analytics, Google Tag/Tracking, Google Ads/AdSense, DoubleClick/Floodlight, Google reCAPTCHA, YouTube, Google Reviews/Places, Facebook/Meta, Instagram, TikTok, LinkedIn, X/Twitter und Pinterest. Beim Laden solcher Dienste können IP-Adresse, Browserdaten, Referrer, Geräteinformationen und Nutzungsdaten an den jeweiligen Anbieter übertragen werden, teilweise auch in Drittländer.

18. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Empfänger personenbezogener Daten können technische Dienstleister, Hosting-Anbieter, E-Mail-Dienstleister, Zahlungsdienstleister, Lexoffice/Lexware, Google-Dienste, Liefer-/Logistikpartner, Steuerberatung und Behörden sein, soweit dies zur Abwicklung, Sicherheit, Buchhaltung oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

19. Drittlandübermittlung

Bei der Nutzung externer Dienste, insbesondere Google-, Meta- oder anderer US-Anbieter, kann eine Übermittlung in Drittländer stattfinden. Soweit erforderlich, stützen wir solche Übermittlungen auf Einwilligung, Standardvertragsklauseln, Angemessenheitsbeschlüsse oder andere geeignete Garantien.

20. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Bestell-, Vertrags-, Rechnungs- und Buchhaltungsdaten werden entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungspflichten gespeichert. Sicherheits- und technische Protokolle werden regelmäßig begrenzt aufbewahrt, soweit keine längere Speicherung zur Aufklärung von Vorfällen erforderlich ist. Daten ohne weiteren Zweck werden gelöscht oder anonymisiert.

21. Auskunft, Kopie und Betroffenenrechte

Sie haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere Rechte auf Auskunft, Kopie der verarbeiteten personenbezogenen Daten, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch und Widerruf erteilter Einwilligungen. Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Für Auskunftsersuchen nutzen wir im Adminbereich eine interne Datenschutz-Auskunftsfunktion, die Bestellungen, Order-Portal-Daten, Kundenkonto-Daten, Kommunikationsdaten und relevante Logs anhand von E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Kundennummer, Bestellnummer, Name oder Firma durchsuchen kann. Vor einer Herausgabe prüfen wir die Identität der anfragenden Person und entfernen Daten Dritter, soweit erforderlich.

22. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Für Mietanfragen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferung, Abholung und Rechnungsstellung benötigen wir bestimmte Angaben. Ohne erforderliche Kontakt-, Adress-, Miet- oder Zahlungsdaten können wir eine Bestellung möglicherweise nicht bearbeiten oder keine Lieferung durchführen.

23. Automatisierte Entscheidungen

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung findet nicht statt. Automatische Berechnungen, zum Beispiel Mietpreis, Entfernung, Verfügbarkeitshinweise oder Statusanzeigen, dienen der Vorbereitung und Verwaltung; die finale Bearbeitung kann im Adminbereich durch Mitarbeiter geprüft und korrigiert werden.

24. Sicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen. Dazu gehören Zugriffsbeschränkungen, Admin-Protokollierung, Sicherheitslogs, serverseitige Verarbeitung sensibler Schnittstellen und getrennte Speicherung von API-Zugangsdaten, soweit technisch umgesetzt.

25. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, Dienste, Rechtslage oder technische Abläufe ändern. Bitte prüfen Sie diese Seite regelmäßig, insbesondere vor Absenden einer neuen Anfrage oder Bestellung.