Datenschutzerklärung

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten bei BI-VERLEIH.DE verarbeitet werden. Dazu gehören Daten aus der Website, dem Mietkorb, Bestellformular, Kundenkonto, Order-Portal, Kontaktformular, Messenger-/WhatsApp-Kommunikation, Bewertungen, Zahlungs- und Buchhaltungsprozessen sowie aus internen Verwaltungs- und Sicherheitsprotokollen.

1. Verantwortlicher

Gennady Tiwrowski
BI-VERLEIH.DE
Breipohls Hof 4
33659 Bielefeld
Deutschland

Telefon: +49 176 20268581
E-Mail: info@bi-verleih.de
Impressum: https://bi-verleih.de/impressum

2. Kategorien personenbezogener Daten

• Stammdaten: Name, Firma, Ansprechpartner, Kundennummer, Benutzerkonto, Login-Kennung
• Kontaktdaten: Anschrift, Lieferadresse, Telefonnummer, Mobilnummer, E-Mail-Adresse
• Miet- und Veranstaltungsdaten: Produkte, Sets, Mengen, Mietzeitraum, Lieferart, Aufbau, Abholung, Hinweise, Korrekturwünsche
• Bestell- und Vertragsdaten: Bestellnummer, Angebotsnummer, Auftragsbestätigung, Rechnung, Rechnungskorrektur, Mietvertrag, Kaution, Zahlungsstatus, Storno- und Ausfallvorgänge
• Zahlungs- und Buchhaltungsdaten: Zahlungsart, Zahlungseingänge, Rechnungsdaten, Lexoffice-/Lexware-Zuordnung
• Kommunikationsdaten: E-Mails, Kontaktformular, Order-Portal-Nachrichten, Servicechat, Messenger-/WhatsApp-Anfragen, interne Notizen und Versandprotokolle
• Nutzungs- und Sicherheitsdaten: IP-Adresse, Zeitstempel, Browserdaten, Login- und Admin-Protokolle, Fehler- und Sicherheitslogs
• Einwilligungsdaten: Cookie-/Consent-Auswahl, Datenschutz- und AGB-Bestätigungen, Newsletter-Auswahl, Widerrufe und Abmeldungen
• Zubehör-, Kauf- und Verbrauchsdaten: ausgewählte Zubehörgruppen, inklusive Mengen, kostenpflichtige Mehrmengen, Verbrauchsartikel, Inventarbewegungen und Beschaffungs-/Bestandshinweise
• Logistik- und Nachweisdaten: Liefer- und Rückgabescheine, Zustandsprotokolle, digitale Unterschriften, Prüfsummen, Fotos von Übergabeort, Rückgabeort, Schäden, Fehlteilen oder besonderen örtlichen Gegebenheiten
• Bewerbungsdaten: Angaben aus Bewerbungsformularen oder Job-Anfragen, soweit solche Funktionen genutzt werden

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere zur Bereitstellung der Website, zur Bearbeitung von Mietanfragen, zur Angebotserstellung, Auftragsbestätigung, Vertragsdurchführung, Lieferung, Abholung, Zahlungsabwicklung, Buchhaltung, Kundenkommunikation, Missbrauchsverhinderung und zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten.

Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag und Vertragsanbahnung), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtungen) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb, Nachweisbarkeit und effizienter Kundenverwaltung).

4. Website, Hosting und Server-Logfiles

Beim Aufruf der Website werden technisch notwendige Daten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene URL, Referrer, Browsertyp, Betriebssystem und technische Statusinformationen. Diese Daten dienen dem sicheren Betrieb, der Fehleranalyse und der Abwehr von Angriffen.

5. Cookies, LocalStorage und SessionStorage

Die Website nutzt technisch notwendige Speicherfunktionen, damit der Mietkorb, Warenkorbzähler, Formularabläufe, Sicherheitsfunktionen und Cookie-Einstellungen funktionieren. Im Quelltext werden unter anderem LocalStorage und SessionStorage für Mietkorb- und Sitzungsfunktionen verwendet, zum Beispiel für Warenkorbpositionen, Mengen und temporäre Bedienzustände.

Nicht notwendige Dienste wie Statistik, Marketing, Karten, Videos oder externe Social-Media-Inhalte werden nur aktiviert, wenn Sie über die Cookie-Einstellungen eingewilligt haben. Maßgeblich ist dabei auch § 25 TDDDG für das Speichern und Auslesen von Informationen auf Ihrem Endgerät. Sie können Ihre Auswahl jederzeit ändern.

6. Mietkorb, Bestellformular und Order-Portal

Unvollständige Checkouts: Wenn eine Anfrage wegen fehlender Angaben, technischer Probleme oder Browser-Validierung nicht vollständig abgesendet werden kann, können Formularwerte und Mietkorbdaten vorübergehend gespeichert werden. Zweck ist es, Anfrageverluste zu vermeiden, Fehler zu erkennen und den Kundenservice zu ermöglichen. Solche unvollständigen Checkouts werden regelmäßig kurzfristig, in der Regel nach 7 Tagen, gelöscht oder früher entfernt, wenn daraus eine vollständige Bestellung entsteht.

Wenn Sie Mietartikel auswählen oder eine Anfrage absenden, verarbeiten wir die ausgewählten Produkte, Mengen, Mietdauer, Preise, Kaution, Rabatte, Lieferart, Zahlungsart, Veranstaltungszweck, Lieferadresse und Ihre Kontaktdaten. Dazu können auch Zubehörgruppen, Kauf- und Verbrauchsartikel, inklusive Mengen, kostenpflichtige Mehrmengen, geteilte Warenkörbe, offene Mietkörbe, Warenkorb-Erinnerungen und interne Plausibilitätsprüfungen gehören. Im Order-Portal können zusätzlich Angebotsannahmen, Korrekturwünsche, Zahlungslinks, Statusanzeigen und Besuchsprotokolle verarbeitet werden.

Nach Eingang einer Anfrage können Daten im Adminbereich korrigiert und ergänzt werden. Für die aktuelle Bearbeitung sind die im Adminbereich gespeicherten Bestelldaten maßgeblich.

7. Manuelle Admin-Bestellungen und Nachweise

Wenn eine Bestellung telefonisch, per E-Mail, WhatsApp oder persönlich aufgenommen wird, dokumentieren wir im Adminbereich die für die Bestellung erforderlichen Daten sowie die Quelle der bereitgestellten Informationen. Dazu können Nachweise über Datenschutzinformation, AGB/Mietbedingungen, Preis, Leistungsumfang, Mietzeitraum, Liefer- und Zahlungsbedingungen gehören.

8. Kundenkonto, Login und Sicherheit

Bei Nutzung eines Kundenkontos verarbeiten wir Registrierungs-, Profil-, Login- und Aktivitätsdaten. Sicherheits- und Login-Protokolle helfen uns, unbefugte Zugriffe zu erkennen, Konten zu schützen und administrative Änderungen nachvollziehbar zu dokumentieren.

9. Kontaktformular, E-Mail, Telefon, Messenger und WhatsApp

Bei Kontaktaufnahme per Formular, E-Mail, Telefon, WhatsApp oder Messenger verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Bei WhatsApp oder anderen externen Messengern gelten zusätzlich die Datenschutzbedingungen des jeweiligen Anbieters. Bitte senden Sie über Messenger keine besonders sensiblen Daten.

10. Assistant-/Chat-Widget und Lead-Anfragen

Auf der Website kann ein Assistant- bzw. Anfrage-Widget eingesetzt werden. Dabei können Name, E-Mail, Telefonnummer, Veranstaltungsdatum, Nachricht, ausgewählte Antworten, Produktempfehlungen und ein begrenzter Gesprächsverlauf verarbeitet werden, wenn Sie darüber eine Anfrage absenden. Diese Daten werden zur Beratung und Angebotsvorbereitung genutzt.

11. Bewertungen und Rezensionen

Auf der Website können Bewertungen, Sternebewertungen und Google-bezogene Rezensionen angezeigt werden. Wenn Sie eine Bewertung abgeben, können Name, Bewertungsinhalt, Datum, technische Daten und gegebenenfalls hochgeladene Inhalte verarbeitet werden. Öffentliche Rezensionen können auf der Website oder in strukturierten Daten dargestellt werden.

12. Lieferung, Route, Entfernung und Karten

Für Lieferungen, Abholungen, Entfernungsschätzung und Tourenplanung verarbeiten wir Lieferadressen und Veranstaltungsorte. Es können Google-Maps-Links erzeugt oder Kartenfunktionen eingebunden werden. Externe Karteninhalte werden nur nach Einwilligung geladen. Ein einfacher Routenlink kann im Adminbereich oder Kalendertermin gespeichert werden, ohne dass hierfür zwingend eine kostenpflichtige Routenberechnung ausgelöst wird.

13. Google Kontakte und Google Kalender im Adminbereich

Nach ausdrücklicher Einwilligung des Nutzers kann BI-VERLEIH.DE Kalender- und Kontakt-Sync im internen Administrationsbereich auf Google Kontakte und Google Kalender zugreifen, um Kontakte anzuzeigen, Kalendertermine zu erstellen, zu aktualisieren oder zu verwalten sowie die vom Nutzer angeforderten Funktionen bereitzustellen.

Verarbeitet werden ausschließlich die Daten, die für die jeweilige Funktion erforderlich sind. Der Zugriff erfolgt ausschließlich nach vorheriger Zustimmung des Nutzers über das Google-OAuth-Verfahren. Die erteilten Berechtigungen können jederzeit über das Google-Konto widerrufen werden.

Die Daten aus Google Workspace APIs werden ausschließlich zur Bereitstellung der vom Nutzer angeforderten Funktionen verwendet. Sie werden nicht für Werbung, Profiling oder andere, vom Nutzer nicht angeforderte Zwecke verarbeitet.

Soweit für einzelne Funktionen künstliche Intelligenz (KI) eingesetzt wird, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich zur Ausführung der vom Nutzer angeforderten Funktion. Daten aus Google Workspace APIs werden weder zum Trainieren noch zum Verbessern allgemeiner KI- oder Machine-Learning-Modelle verwendet.

The use of raw or derived user data received from Google Workspace APIs adheres to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Google Workspace Daten aus Kalender und Kontakten werden nicht an KI-Dienste übermittelt, nicht für KI-Training genutzt und nicht an Dritte zu Werbe-, Profiling- oder Trainingszwecken weitergegeben.

14. Lexoffice, Lexware, Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen

Für Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Rechnungskorrekturen, Storno- und Ausfallvorgänge, Zahlungsstatus, Kundennummern und Buchhaltung können Daten an Lexoffice bzw. Lexware übertragen oder dort abgeglichen werden. Verarbeitet werden insbesondere Kontakt- und Rechnungsdaten, Bestellpositionen, Preise, Steuerbeträge, Zahlungsstatus, Dokumentnummern und Belegverknüpfungen. Diese Verarbeitung dient der Vertragserfüllung und gesetzlichen Buchhaltungs- und Aufbewahrungspflichten.

15. Zahlungsarten und Kaution

Je nach gewählter Zahlungsart verarbeiten wir Zahlungsstatus, Zahlungszeitpunkt, offene Beträge, Kaution, Erstattung und Belegnummern. Bei Online-Zahlungen oder Kartenzahlungen können Zahlungsdienstleister eingebunden sein. Zahlungs- und Rechnungsdaten werden wegen steuer- und handelsrechtlicher Pflichten regelmäßig länger aufbewahrt.

16. Newsletter, Gutscheine und Kundenaktionen

Wenn Sie einen Newsletter abonnieren oder Gutschein-/Aktionsfunktionen nutzen, verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Daten, zum Beispiel E-Mail-Adresse, Einwilligungsstatus, Zeitpunkt, Quelle der Einwilligung, Gutschein-Code und Einlöseinformationen. Newsletter-Adressen können aus Bestellungen nur übernommen werden, wenn eine entsprechende Einwilligung dokumentiert ist. Abmeldungen werden in einer Sperrliste gespeichert, damit keine erneute Zusendung nach späterem Import erfolgt. Zusätzlich können Versandlisten, Versandzeitpunkte, verwendete Vorlagen, Produktbezüge, technische Versandprotokolle, Fehlerstatus und Abmeldebestätigungen gespeichert werden, damit Newsletter nicht doppelt oder entgegen einer Abmeldung versendet werden. Sie können eine Newsletter-Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Transaktionsmails zur Bestellung, Rechnung, Zahlung, Kaution oder Vertragsabwicklung sind davon unabhängig, soweit sie zur Vertragsabwicklung erforderlich sind.

17. Logistikscheine, Mietvertrag, Zustandsprotokolle, Fotos und digitale Unterschriften

Für Übergabe, Lieferung, Abholung, Rückgabe, Mietvertrag und Zustandsdokumentation können digitale Scheine, Protokolle, Fotos, Unterschriften, Prüfsummen, Zeitstempel und technische Nachweise verarbeitet werden. Dies dient der Vertragsdurchführung, Qualitätssicherung, Beweissicherung und Klärung von Schäden, Fehlteilen, Verschmutzungen, Wartezeiten oder örtlichen Besonderheiten.

Fotos sollen möglichst ohne erkennbare Personen erstellt werden. Soweit Personen unbeabsichtigt erkennbar sind, werden diese Aufnahmen nur zweckgebunden zur Vertragsabwicklung, Beweissicherung oder Anspruchsprüfung verwendet. Die Anzeige im Kundenportal erfolgt nur, soweit dies für den konkreten Vorgang freigegeben oder erforderlich ist.

18. Interne Sperrlisten, Missbrauchs- und Risikoprüfung

Zur Wahrung berechtigter Interessen können interne Sperr- oder Hinweislisten geführt werden, etwa bei Nichterscheinen, Zahlungsausfällen, schweren Pflichtverletzungen, Missbrauch, Sicherheitsvorfällen oder ausdrücklich gesperrten Bewertungsanfragen. Solche Einträge werden sachlich begründet, nur intern genutzt, zugriffsbeschränkt verarbeitet und regelmäßig auf Erforderlichkeit geprüft.

19. Externe Dienste nach Einwilligung

Je nach Seite und Ihrer Cookie-Auswahl können folgende externe Dienste oder Inhalte eingebunden werden: Google Maps, Google Fonts, Google Analytics, Google Tag/Tracking, Google Ads/AdSense, DoubleClick/Floodlight, Google reCAPTCHA, YouTube, Google Reviews/Places, Facebook/Meta, Instagram, TikTok, LinkedIn, X/Twitter und Pinterest. Beim Laden solcher Dienste können IP-Adresse, Browserdaten, Referrer, Geräteinformationen und Nutzungsdaten an den jeweiligen Anbieter übertragen werden, teilweise auch in Drittländer.

20. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Empfänger personenbezogener Daten können technische Dienstleister, Hosting-Anbieter, E-Mail-Dienstleister, Zahlungsdienstleister, Lexoffice/Lexware, Google-Dienste, Liefer-/Logistikpartner, Steuerberatung und Behörden sein, soweit dies zur Abwicklung, Sicherheit, Buchhaltung oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

21. Drittlandübermittlung

Bei der Nutzung externer Dienste, insbesondere Google-, Meta- oder anderer US-Anbieter, kann eine Übermittlung in Drittländer stattfinden. Soweit erforderlich, stützen wir solche Übermittlungen auf Einwilligung, Standardvertragsklauseln, Angemessenheitsbeschlüsse oder andere geeignete Garantien.

22. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Bestell-, Vertrags-, Rechnungs- und Buchhaltungsdaten werden entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungspflichten gespeichert. Zustandsnachweise, Logistikscheine, Mietverträge, Kautionsbelege und Fotos werden solange gespeichert, wie sie für Vertragsabwicklung, Nachweisführung, Anspruchsprüfung oder gesetzliche Pflichten erforderlich sind. Sicherheits- und technische Protokolle werden regelmäßig begrenzt aufbewahrt, soweit keine längere Speicherung zur Aufklärung von Vorfällen erforderlich ist. Daten ohne weiteren Zweck werden gelöscht oder anonymisiert.

23. Auskunft, Kopie und Betroffenenrechte

Sie haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere Rechte auf Auskunft, Kopie der verarbeiteten personenbezogenen Daten, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch und Widerruf erteilter Einwilligungen. Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Für Auskunftsersuchen nutzen wir im Adminbereich eine interne Datenschutz-Auskunftsfunktion, die Bestellungen, Order-Portal-Daten, Kundenkonto-Daten, Kommunikationsdaten, Newsletterdaten, Sperrlisten und relevante Logs anhand von E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Kundennummer, Bestellnummer, Name oder Firma durchsuchen kann. Vor einer Herausgabe prüfen wir die Identität der anfragenden Person und entfernen Daten Dritter, soweit erforderlich.

24. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Für Mietanfragen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferung, Abholung und Rechnungsstellung benötigen wir bestimmte Angaben. Ohne erforderliche Kontakt-, Adress-, Miet- oder Zahlungsdaten können wir eine Bestellung möglicherweise nicht bearbeiten oder keine Lieferung durchführen.

25. Automatisierte Entscheidungen

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung findet nicht statt. Automatische Berechnungen, zum Beispiel Mietpreis, Entfernung, Verfügbarkeitshinweise oder Statusanzeigen, dienen der Vorbereitung und Verwaltung; die finale Bearbeitung kann im Adminbereich durch Mitarbeiter geprüft und korrigiert werden.

26. Sicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen. Dazu gehören Zugriffsbeschränkungen, Admin-Protokollierung, Sicherheitslogs, serverseitige Verarbeitung sensibler Schnittstellen und getrennte Speicherung von API-Zugangsdaten, soweit technisch umgesetzt.

26a. Weitere Module, Automatisierung und interne Prüfwerkzeuge

Zur sicheren Verwaltung der Website können weitere interne Module eingesetzt werden, zum Beispiel E-Mail-Center, Cron-Center, Statistik, Asset-Hygiene, Bildoptimierung, Sitemap-Erzeugung, Sicherheitswächter, Admin-Aktivitätsprotokolle, Inventar, Zeltrechner, Galerie, Bewertungen, Servicechat, Job-Bewerbungen, Captcha/Anti-Spam und ähnliche Verwaltungsfunktionen. Diese Module verarbeiten Daten nur, soweit dies für Betrieb, Sicherheit, Fehleranalyse, Anfragebearbeitung, Vertragsabwicklung, Nachweisführung, Inventarverwaltung oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist.

Bei Formularen können lokale Captchas, Honeypot-Felder, Rate-Limits oder Google reCAPTCHA eingesetzt werden, um Spam, automatisierte Zugriffe und Missbrauch zu verhindern. Externe Captcha- oder Kartenfunktionen werden abhängig von technischer Erforderlichkeit und Cookie-/Consent-Einstellungen eingebunden.

Automatische Hintergrundprozesse können Bestellungen, Zahlungsstatus, Kautionsbelege, Rechnungsstatus, Angebotsfristen, offene Mietkörbe, unvollständige Checkouts, E-Mail-Bestätigungen, Bewertungsanfragen, Sitemap-Daten, Backups oder Wartungsaufgaben prüfen. Die finale Bewertung rechtlich oder wirtschaftlich relevanter Vorgänge kann im Adminbereich manuell kontrolliert und korrigiert werden.

27. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, Dienste, Rechtslage oder technische Abläufe ändern. Bitte prüfen Sie diese Seite regelmäßig, insbesondere vor Absenden einer neuen Anfrage oder Bestellung.